こんにちは、リリーです。
当サイトへご訪問ありがとうございます。
ここでは、一般的にビジネスマナーとして「仕事の進め方」を書きました。
Contents
効果的に仕事を進めるために
仕事の目的や現状をしっかり把握し、問題点(目標と現状のギャップ)や、解決するための制約条件を検討してから、仕事に着手しましょう。
仕事の内容が明確になったら、「PDCAサイクル」にそって仕事を進めていきます。
このように、常に実行しながら評価・改善を加えて、計画を立て直し進めることによって、目標はより正確に、迅速に達成できるようになります。
また、このPDCAサイクルを早くまわすことによって、業務効率は向上します。
①Plan(計画を立てる)
期限内の仕事を効率的に達成するためには「計画」が不可欠です。
計画は、5W3Hに則って、仕事の目的や達成すべき内容、納期や予算などの条件を具体的に列挙して検討します。
計画ゴ甘いと無駄や無理が生じ、満足な結果は得られません。
②Do(実行する)
計画に基づいしごとを、「実行」します。
ただし、必ず計画通りに仕事が進むとは限りません。
実行してみて、新たに課題がみつかるこもとあるからです。
③Check(検討・評価する)
計画に対して、予定通りに進んでいるのか、想定した結果が得られているのかなど、常に「検討・評価」することが必要です。
また、状況の変化に応じて臨機応変に計画ややり方を見直すことも大切です。
④Action(対策・対処する)
見直しだ結果に対して速やかに「対策」を立てて、「対処」することが必要です。
PDCAサイクル
報・連・相の基本
仕事を円滑な遂行するためには、「指示・命令」と「報告・連絡・相談」が不可欠です。
これこらは職場における重要なコミュニケーションだあり、仕事で能力を発揮する人は、これらをタイムリーかつ上手に行うことができます。
以下に、報・連・相のポイントをあげておます。
①催促される前に、タイミングよく行う
報・連・相が遅れると、上司は指示した仕事が順調に進んでいるのかわからず、不安になります。
仕事の依頼を受けたときに報告の期日を決め、催促される前に自分から行うようにしましょう。
②相手の都合に配慮する
忙しくしている時に話しかけると、相手はイライラするものです。
相手の都合を考え、「今、よろしいでしょうか」の一言をそえて、了解を得てから話しましょう。
③結論を先に言う
結論を先に伝えてから、詳しい説明を加えます。
わかりやすく報告するためにはポイントを絞って簡潔に話すことも大事ですが、口頭だけでなく、
後で上司が見直せるように必要な書類や資料を用意する配慮も大切です。
④事実と意見を混同しない
報・連・相は、まずは客観的であることが大切です。
事実を正確に伝え、自分の判断や意見は後から「これは私の意見ですが」などと断ってから話すようします。
⑤途中経過を必ず伝える
期間が長くかかる仕事あの報告などは、終わってからするのではなく、必ず途中経過を伝えます。
⑥情報は即座に共有する
仕事をチームで行なっている時など、チーム全体で共有すべき情報を入手した場合は、自分だけで情報を独占しないで、速やかに報・連・相をしましょう。
⑦悪い情報こそ伝えるべき人に早く伝える
ミスを最小限にとどめるためには、速やかに上司に報告し、対応を相談し、適切な指示を受ける必要があります。
ミスや悪い情報こそ自分ひとりで抱えこまないかようにしましょう。
指示・命令の受け方、報告の仕方
仕事は指示・命令に始まり、報告によって終わりますが、その際は「5W3H」を基本に話すようにしましょう。
さらに、ビジネスの場では、具体的な数字も大切な要素です。
「5W3H」とは
Who : 誰が(人物・団体)
What : 何を(対象の内容)
When : いつ(時期・時刻)
Where : どこで(場所・行き先)
Why : なぜ(目的・意図)
How : どうやって(方法・手段)
How much : いくらで(金額・費用)
How many :いつくか(数量)
仕事には、重要性、緊急性、規模の大小などの様々な要素が含まれています。
指示・命令をする側も、急がの仕事なのか、規模が大きく重要で時間をかける仕事なのか明確にしておかなければなりません。
また、仕事の背景になる状況や、指示・命令に対する会社の方針なども明らかにしておきましょう。
指示を受ける時のポイント
・上司によばれたら、「はい」と返事をし、メモと筆記用具を持ってすぐに席を立つ
・メモを取りながら最後まで指示を聞く
・わからないこと、不明な点などは最後にまとめて質問・確認する
・5W3Hに則って要点を復唱・確認する
・仕事の納期と初回の報告日を双方で確認する
指示された仕事が期限内にできそうでない場合や、二つ以上の指示が重なった場合は、その場で上司の指示を仰ぎます。
また、仕事が終了したらただちに報告したり、指示を受けた人に直接報告すること、提案があれば積極的に申し出るといったことも重要です。
まとめ
仕事の内容が明確になったら、PDCAサイクルにそって仕事を進めて行きましょう。
常に実行しながら評価・改善を加えて、計画を立て直し進めることによって、目標はより正確に迅速に達成できるようになります。
また、このPDCAサイクルをより早く回すことによって、業務効率は向上します。
ビジネスの場合は、具体的な数字が大切になります。
基本的に「5W3H」に則って効果的に仕事を進めて行きましょう。
インターネットビジネスこそ、マナーは大事になります。
